El costo real de los sistemas desconectados
Cuando el CRM, la contabilidad y la operación diaria no comparten datos, el costo puede no aparecer en ninguna factura: puede aparecer en el tiempo que toma cerrar un mes.
Dónde se rompe primero
Parte del costo de la desconexión puede aparecer en el trabajo que alguien hace para compensar que dos sistemas no se comuniquen, y no necesariamente en la licencia del software o en la factura del proveedor.
Este trabajo tiene una forma reconocible. Alguien exporta. Alguien pega. Alguien concilia dos listas que deberían ser la misma. Alguien pregunta cuál es el dato bueno.
Esas tareas pueden quedar fuera de las responsabilidades explícitas y, por eso, también de las mediciones habituales.
Los tres costos que no se contabilizan
El costo de reconstruir. Cuando la información vive repartida en varios sistemas, puede no existir una versión completa en un solo lugar. Un informe que cruza áreas puede requerir reconstruir el estado a mano, y ese trabajo puede repetirse sin dejar una base reutilizable.
El costo de la desconfianza. Cuando dos sistemas dan cifras distintas, el equipo puede dejar de confiar en ambos. La consecuencia puede no ser que se elija uno, sino que se cree un tercero, por ejemplo una hoja de cálculo, que termine funcionando como una verdad no oficial de la empresa.
El costo de la latencia. Un dato que tarda tres días en llegar de un sistema a otro puede estar desactualizado durante ese periodo, y las decisiones que dependen de él pueden partir de una imagen incompleta.
Qué se puede medir
Antes de cambiar de sistema, conviene revisar tres medidas:
- Cuántos días toma cerrar un mes y cuántos de esos días son de conciliación manual.
- Cuántas veces se captura el mismo dato. Un dato que se escribe en tres sistemas se captura tres veces y puede equivocarse tres veces.
- Cuántas hojas de cálculo sostienen procesos críticos. Si la operación se detiene cuando falta un archivo que vive en la computadora de una persona, eso es un sistema, no un archivo.
Qué hacer antes de cambiar
Cambiar de herramienta sin cambiar la arquitectura del dato puede reproducir el mismo problema con otro proveedor.
La pregunta útil no es cuál software es mejor, sino dónde debería vivir cada dato y quién es su fuente única.
Si esa pregunta no tiene respuesta antes de cambiar, cambiar de software no la responde por sí solo.